文件管理制度（精選14篇）
隨著社會(huì)不斷地進(jìn)步，各種制度頻頻出現(xiàn)，制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式，規(guī)范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì)結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊(yùn)含著社會(huì)的價(jià)值，其運(yùn)行表彰著一個(gè)社會(huì)的秩序。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？以下是小編幫大家整理的文件管理制度，希望對(duì)大家有所幫助。
文件管理制度 篇1
機(jī)要文件是傳遞黨中央、國(guó)務(wù)院和省委、省政府密級(jí)較高的文件，機(jī)要文件的管理要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。
一、辦理程序
(一)機(jī)要文件由機(jī)要人員簽收、啟封、核對(duì)、登記后，送辦公室主任提出擬辦意見(jiàn)報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽批，文件應(yīng)于當(dāng)日處理，電報(bào)、急件隨到隨處理。
(二)按領(lǐng)導(dǎo)簽批的范圍進(jìn)行傳閱。
(三)需辦理的.，按局領(lǐng)導(dǎo)指示及時(shí)傳閱有關(guān)科室辦理。
(四)歸檔，交上級(jí)部門(mén)。
二、傳閱
(一)傳閱文件要嚴(yán)格履行登記手續(xù)，按照文件閱讀范圍進(jìn)行傳閱。
(二)機(jī)要人員要隨時(shí)掌握文件行蹤和傳閱進(jìn)度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。
(三)對(duì)局領(lǐng)導(dǎo)閱后所作的批示，要及時(shí)通知有關(guān)科室辦理，并做好機(jī)要文件管理，防止文件丟失。
三、保密
(一)機(jī)要人員要忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)守保密規(guī)定，做到不該說(shuō)的不說(shuō)。
(二)對(duì)于機(jī)要文件，要單獨(dú)存放，嚴(yán)加保管。
(三)借閱機(jī)密、秘密級(jí)文件，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)；絕密級(jí)文件一般不外借，確需借閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(四)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)保密規(guī)定，不得將涉密文件留在辦公室過(guò)夜或帶回宿舍閱讀。
(五)涉密文件，不得復(fù)制或摘抄。
四、歸檔
(一)傳閱和辦理完畢的文件，應(yīng)及時(shí)清理收回，分類(lèi)整理，持續(xù)整潔、清潔。
(二)凡參加會(huì)議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應(yīng)及時(shí)送交機(jī)要室登記歸檔。
(三)干部出差、調(diào)動(dòng)工作或離退休時(shí)務(wù)必將自己使用或傳閱的機(jī)要文件全部退回機(jī)要室。
(四)機(jī)要人員按上級(jí)要求及時(shí)將機(jī)要文件收回。
文件管理制度 篇2
一、總則
1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場(chǎng)上持續(xù)強(qiáng)勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。
2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用范圍：適用于本廠(chǎng)的技術(shù)文件的管理。
二、技術(shù)文件的編制
1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括：
1）開(kāi)發(fā)計(jì)劃階段：方案設(shè)計(jì)、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)計(jì)劃書(shū)、檢驗(yàn)要求。
2）開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)階段：原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊(cè)、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫(xiě)文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊(cè)、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)評(píng)審記錄表。
3）產(chǎn)品調(diào)試階段：產(chǎn)品調(diào)試手冊(cè)、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。
4）產(chǎn)品維護(hù)階段：設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊(cè)、產(chǎn)品使用手冊(cè)。
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等務(wù)必貼合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。
3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相對(duì)應(yīng)部門(mén)編制，各部門(mén)應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。
三、技術(shù)文件的提交
1、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的整個(gè)周期中，設(shè)計(jì)人員務(wù)必按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進(jìn)行各項(xiàng)文件的編寫(xiě)工作，以保證技術(shù)文件的完整性。
2、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的各個(gè)階段，設(shè)計(jì)人員都務(wù)必按時(shí)提交設(shè)計(jì)文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改后，設(shè)計(jì)人員都務(wù)必重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開(kāi)發(fā)工作的可靠性。
3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計(jì)人員須按照提交的文件類(lèi)別提交到starteam相應(yīng)的目錄。
4、對(duì)于已提交的`文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。
四、技術(shù)文件的歸檔
1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn)；技術(shù)文件的編制務(wù)必嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對(duì)、審核三級(jí)把關(guān)制度；明確各級(jí)的責(zé)、權(quán)、利。
2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號(hào)、名稱(chēng)、日期，設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤(pán)簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫(xiě)簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤(pán)簽署則在光盤(pán)封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。
4、各類(lèi)歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤(pán)，做封存保管。
5、用來(lái)存儲(chǔ)歸檔文件的光盤(pán)或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上須注明光盤(pán)的大致信息，如名稱(chēng)、編號(hào)、簽署信息等。
6、歸檔文件時(shí)，須填寫(xiě)《設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單》，并對(duì)歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可給予存檔。
五、技術(shù)文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法持續(xù)不具權(quán)限的文件。
2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫(xiě)《借閱登記表》，然后方可通過(guò)獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。
3、對(duì)于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊狀況需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補(bǔ)充完整《借閱文件記錄表》。
六、職責(zé)追究
各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過(guò)處罰，情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律職責(zé)的權(quán)利。
文件管理制度 篇3
第一條管理要點(diǎn)
1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。
2、文件管理的范圍包括:上級(jí)下發(fā)文件、公司各類(lèi)制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類(lèi)文件、各類(lèi)合同文件等。
3、制度類(lèi)文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫(xiě)，統(tǒng)一頁(yè)眉、頁(yè)腳，寫(xiě)明公司全稱(chēng)及文件性質(zhì)；正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、發(fā)文部門(mén)、資料等信息；措辭規(guī)范，表達(dá)無(wú)歧義。
4、根據(jù)文件屬性、類(lèi)別，對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào)，根據(jù)編號(hào)定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。
第二條制度規(guī)范
1、文件的`起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷(xiāo)毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。
2、公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
3、公司對(duì)內(nèi)公開(kāi)文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)；各部門(mén)需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無(wú)誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門(mén)校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。
4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。
5、機(jī)密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類(lèi)管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門(mén)主管。
6、各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對(duì)有密級(jí)程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
7、辦公室管理人員對(duì)文件借閱狀況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。
8、按時(shí)間、資料、部門(mén)、名稱(chēng)等資料分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷(xiāo)毀，需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。
第三條文件管理流程設(shè)計(jì)
1、內(nèi)部文件管理流程:起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔
2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀
3、借閱流程:提出申請(qǐng)，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀
文件管理制度 篇4
為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時(shí)回收，確保各部門(mén)、車(chē)間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。
1、文件的發(fā)放：
�。�1）財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、營(yíng)銷(xiāo)部辦公室以本部門(mén)名義構(gòu)成且在本部門(mén)管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門(mén)之間發(fā)放實(shí)施的文件，由辦公室安排專(zhuān)人統(tǒng)一發(fā)放和回收。
（2）各部門(mén)需辦公室安排發(fā)放文件時(shí)，務(wù)必將文件打印并復(fù)印好，由部經(jīng)理書(shū)面寫(xiě)明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。
�。�3）任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門(mén)的所有文件，由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門(mén)負(fù)責(zé)人不在，由部門(mén)在場(chǎng)人員簽名代收。代收人務(wù)必負(fù)責(zé)及時(shí)將文件轉(zhuǎn)給部門(mén)負(fù)責(zé)人。需個(gè)人接收的文件由部門(mén)內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個(gè)人親自簽字接收。
�。�4）需發(fā)放到正科長(zhǎng)以下管理、輔助人員和職工的文件（包括學(xué)習(xí)材料等），發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長(zhǎng)級(jí)管理人員，再由正科長(zhǎng)級(jí)管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。
2、文件的更改：
�。�1）任何原因造成文件的個(gè)別字句需要更改，且更改后不影響整個(gè)文件版面的.整潔美觀(guān)，由原編制構(gòu)成的部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面寫(xiě)明更改位置和如何更改（數(shù)據(jù)性或原則性的須報(bào)直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可），連同編制構(gòu)成部門(mén)負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。
�。�2）文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡(jiǎn)狀況，可到現(xiàn)場(chǎng)為原件人更改，也能夠收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時(shí)務(wù)必用雙線(xiàn)劃掉原字句，在劃掉的字句對(duì)應(yīng)上方行距空間寫(xiě)上新字句，并在更改處蓋上原編制構(gòu)成部門(mén)負(fù)責(zé)人的私章。
3、文件的換頁(yè)：
�。�1）任何原因造成文件單頁(yè)大面積修改，需換頁(yè)的，由原編制構(gòu)成將需修改頁(yè)面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好，由其部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面寫(xiě)明換頁(yè)狀況（屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可）送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁(yè)。
�。�2）所有需換頁(yè)的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁(yè)并注明執(zhí)行時(shí)間，將原頁(yè)銷(xiāo)毀。
4、文件的回收、作廢：
�。�1）因公司制度匯總、部門(mén)調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件資料與新文件資料重復(fù)、沖突而失效的，由匯總部門(mén)或新文件編制構(gòu)成部門(mén)負(fù)責(zé)人，安排原發(fā)放人予以回收。
�。�2）文件發(fā)放人在回收文件時(shí)，務(wù)必持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。
（3）每年12月下旬，由辦公室通知各部門(mén)，對(duì)本年度平時(shí)未統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無(wú)效材料清理回收一次。
�。�4）所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷(xiāo)毀。
5、其它規(guī)定：
�。�1）任何部門(mén)以公司名義構(gòu)成的文件討論稿或正式稿，務(wù)必發(fā)放到董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營(yíng)銷(xiāo)部經(jīng)理、公司各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面狀況系統(tǒng)地進(jìn)行修改，確保接口部門(mén)的相互配合。
�。�2）無(wú)論部門(mén)或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都務(wù)必在檔案室存檔備案。
�。�3）任何文件相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人接收后務(wù)必領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工，認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí)，須向原發(fā)放部門(mén)提出申請(qǐng)，由原發(fā)放部門(mén)復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無(wú)效版本的混淆。
�。�4）所有換頁(yè)或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門(mén)需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員務(wù)必在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。
�。�5）發(fā)放文件屬討論稿的，討論人組織討論結(jié)束后須按時(shí)交文件編制構(gòu)成部門(mén)。
�。�6）文件發(fā)放人務(wù)必將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊(cè)，妥善保管，以便備查或回收時(shí)使用。保存期限為三年。
6、任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得將公司文件私自帶給給公司以外人員。則除承擔(dān)50元罰款外，對(duì)由此造成的一切后果負(fù)責(zé)。
7、本規(guī)定各條款如有違犯，對(duì)職責(zé)人每次罰款50元，由其直接領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)通用罰款單收繳。
文件管理制度 篇5
一、管理的要點(diǎn)
第一條
為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實(shí)際狀況，特制訂本制度。
第二條文件管理資料主要包括：
上級(jí)函、電、來(lái)文，公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。同級(jí)相關(guān)方函、電、來(lái)文。
二、收文的管理
第三條公文的簽收：
凡來(lái)公司公啟文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由辦公室收發(fā)員登記簽收
第四條公文的編號(hào)保管：
1.辦公室收發(fā)員對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上"外來(lái)文件流單"，并分類(lèi)登記編號(hào)、保管。
2.公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室收發(fā)員進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。
第五條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。
1.凡正式文件均需由辦公室主任根據(jù)文件資料和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2.一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室收發(fā)員直接分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天(特殊狀況例外)。
第六條文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露資料。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見(jiàn)"，辦公室收發(fā)員應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3、辦公室收發(fā)員對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的職責(zé)，承辦部門(mén)接到文件應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)，以防丟失。
三、發(fā)文的管理
第七條發(fā)文的規(guī)定：公司上報(bào)下發(fā)正式文件由辦公室負(fù)責(zé)。
第八條發(fā)文的.范圍：
1.凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
2.下發(fā)文件主要用于：
(1)公布規(guī)章制度；
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠(chǎng)文件；
(3)公布體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；
(4)公布重大經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生活福利等工作的決定；
(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；
(6)其他有關(guān)重大事項(xiàng)；
3.上行文件主要用于：
(1)對(duì)上級(jí)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；外發(fā)文主要用于：
(2)同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)重大經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、人事、物資供應(yīng)等事宜。
4.在日常經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由相關(guān)業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
5.各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，能夠各業(yè)務(wù)部門(mén)名義發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
6.各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門(mén)的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)不用公司名義發(fā)文。
四、發(fā)文程序與要求
第九條發(fā)文程序規(guī)定：
1.各部門(mén)需要發(fā)文，應(yīng)事先向辦公室提出申請(qǐng)；擬搞人應(yīng)填寫(xiě)《發(fā)文擬稿單》，并詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標(biāo)定日期；
2.草擬文稿務(wù)必從公司角度出發(fā)，做到狀況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。
3.辦公室對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、資料不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門(mén)重新擬稿；
4.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿資料、質(zhì)量負(fù)責(zé))；
5.對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門(mén)重新整理清楚；
6.需經(jīng)會(huì)簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽；
7.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號(hào)打�。�
8.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
9.文件打字后，由辦公室派專(zhuān)人分發(fā)并檢查落實(shí)狀況。
五、文件的借閱和清退
第十條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后辦公室方可借閱。
第十一條
借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條各部門(mén)應(yīng)指定一位職責(zé)心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
六、文件的立卷與歸檔
第十三條文件的歸檔范圍：
以公司名義構(gòu)成的文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔；其它部門(mén)日常工作中構(gòu)成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十四條立卷要求
1.文件立卷應(yīng)按照資料、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2.立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，持續(xù)文件、材料的完整性。
3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議構(gòu)成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4.上年度構(gòu)成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。(交接部門(mén)各留存一份備查)。
七、文件的銷(xiāo)毀
第十五條對(duì)于剩余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，辦理銷(xiāo)毀手續(xù)。
文件管理制度 篇6
1.技術(shù)文件分為“受控”個(gè)“非受控”文件兩大類(lèi)。“受控”文件指與質(zhì)量管理體系運(yùn)行的有關(guān)文件。
2.文件的更改須填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)單》由負(fù)責(zé)人簽字后方可更改并標(biāo)識(shí)，文件更改幅度較大時(shí)，予以換版。換版文件下發(fā)后，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。
3.文件領(lǐng)用者，因文件丟失或者損壞需要領(lǐng)用新文件時(shí)，到行政部填寫(xiě)《文件處理單》，經(jīng)常務(wù)副總審核、批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。
4.文件管理者、文件持有者要派專(zhuān)人管理文件，并保持文字清晰，外來(lái)借閱者需填寫(xiě)《文件借閱登記表》，經(jīng)常務(wù)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
5.作廢文件銷(xiāo)毀時(shí)，由該部門(mén)填寫(xiě)《文件處理單》，由總經(jīng)理審核、批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷(xiāo)毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。
6.質(zhì)量記錄的格式和內(nèi)容由使用部門(mén)設(shè)計(jì)，行政管理部門(mén)審查批準(zhǔn)，統(tǒng)一編號(hào)控制。質(zhì)量記錄表需要更改時(shí)，仍由原審批部門(mén)審批。
7.質(zhì)量記錄填寫(xiě)：要求個(gè)部門(mén)質(zhì)量記錄填寫(xiě)人員在填寫(xiě)時(shí)要及時(shí)、完整、自己清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫(xiě)。質(zhì)量記錄原則上不準(zhǔn)更改，如有失誤或者計(jì)算錯(cuò)誤時(shí)，在改動(dòng)處劃改并簽名。
8.質(zhì)量記錄的借閱：外來(lái)人員借閱質(zhì)量記錄經(jīng)常務(wù)副總批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)借閱，公司人員經(jīng)行政部部長(zhǎng)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。
9.質(zhì)量記錄的.管理和保存：質(zhì)量記錄由本部門(mén)制定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質(zhì)量記錄清單》的要求實(shí)施。
10.各類(lèi)質(zhì)量記錄由各部門(mén)指定專(zhuān)人手機(jī)、整理分類(lèi)并裝訂，行政部負(fù)責(zé)歸檔并規(guī)定期限保存。
11.質(zhì)量記錄銷(xiāo)毀：對(duì)于超過(guò)保存期的質(zhì)量記錄，由行政部和使用部門(mén)負(fù)責(zé)簽字，包常務(wù)副總審核批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷(xiāo)毀并填寫(xiě)《質(zhì)量記錄銷(xiāo)毀清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統(tǒng)一保存。
12.行政部對(duì)質(zhì)量記錄的填寫(xiě)和使用情況進(jìn)行檢查。并留有記錄，填寫(xiě)《監(jiān)督檢查記錄》，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行糾正。
文件管理制度 篇7
(一)總則
第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠(chǎng)的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本廠(chǎng)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠(chǎng)各類(lèi)文件分別由黨委辦公室和廠(chǎng)部辦(以下簡(jiǎn)稱(chēng)兩辦)歸口管理。
(二)收文的管理
第四條公文的簽收
1.凡來(lái)廠(chǎng)公啟文件(除廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由廠(chǎng)收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交兩辦機(jī)要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2.對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的"四對(duì)口"核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條公文的編號(hào)保管
1.兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上"文件處理傳閱單"，并分類(lèi)登記編號(hào)、保管。須由工廠(chǎng)承辦或歸檔的廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2.本廠(chǎng)外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2.一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。
第七條文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見(jiàn)"兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書(shū)，切忌橫傳。
5.兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的'責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定
1.全廠(chǎng)上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠(chǎng)部，各群眾團(tuán)體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠(chǎng)部提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠(chǎng)×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3.對(duì)全廠(chǎng)影響較大，涉及兩個(gè)以上廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書(shū)記或廠(chǎng)長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍：
1.凡是以黨委、廠(chǎng)部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
2.黨委、廠(chǎng)部下發(fā)文件主要用于：
公布全廠(chǎng)規(guī)章制度;
轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠(chǎng)文件;
公布工廠(chǎng)體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);
公布全廠(chǎng)性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);
其他有關(guān)全廠(chǎng)的重大事項(xiàng);
3.黨委、廠(chǎng)部上行文、外發(fā)文主要用于：
對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;
同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠(chǎng)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。
4.在工廠(chǎng)日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠(chǎng)部文件發(fā)布。
5.凡各業(yè)務(wù)科室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
6.各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)不用廠(chǎng)部名義發(fā)文。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規(guī)定：
1.各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠(chǎng)部提出申請(qǐng);
2.黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從全廠(chǎng)角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě);
4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí);
5.兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠(chǎng)部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé));
7.對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚;
8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽;
9.文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠(chǎng)部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);
10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交兩辦機(jī)要秘書(shū)統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印;
11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后，由兩辦派專(zhuān)人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。
文件管理制度 篇8
一、檔案人員崗位責(zé)任制
1、努力學(xué)習(xí)政治理論和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守，遵守紀(jì)律，積極參加各級(jí)各類(lèi)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并經(jīng)考核取得崗位資格證書(shū)。
2、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家及本系統(tǒng)(行業(yè))有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認(rèn)真履行本單位各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。對(duì)造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為的，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或刑事責(zé)任。
3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作，了解本單位各類(lèi)文件材料的形成過(guò)程，掌握分類(lèi)方法、歸檔范圍和保管期限。
4、切實(shí)做好檔案的收集、分類(lèi)、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭(zhēng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
5、同鑒定小組其他人員一同定期對(duì)室藏檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限的檔案資料認(rèn)真鑒定分析，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，造具銷(xiāo)毀清冊(cè)，寫(xiě)出鑒定分析報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，和有關(guān)人員一起進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷(xiāo)毀。
6、保持庫(kù)房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認(rèn)真做好檔案“八防”工作，堅(jiān)持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對(duì)檔案資料，做好記錄，及時(shí)處理檔案保管、保護(hù)方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命。
7、編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動(dòng)地提供檔案資料，做好咨詢(xún)服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，堅(jiān)持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實(shí)例和檔案信息。
8、積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫(xiě)一些有價(jià)值的檔案資料，以滿(mǎn)足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。
9、做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，及時(shí)、準(zhǔn)確地向檔案管理部門(mén)填報(bào)機(jī)關(guān)檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他調(diào)查統(tǒng)計(jì)表。
10、在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時(shí)，還要對(duì)單位內(nèi)部各科室和所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
二、檔案保管制度
1、檔案實(shí)行專(zhuān)人管理，非檔案管理人員不得隨便開(kāi)啟檔案箱、櫥。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內(nèi)容及存放位置等情況。
3、科學(xué)管理檔案，檔案查閱完畢，隨時(shí)歸還原處;檔案按保管期結(jié)合年代排列存放，資料按類(lèi)別排列存放。
4、檔案箱、櫥進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，自門(mén)口開(kāi)始從左至右，自上而下編號(hào)。
5、維護(hù)檔案安全，每個(gè)箱櫥必須保持整潔，并放置防霉去蟲(chóng)劑。
6、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦理交接手續(xù)。
三、檔案保密制度：
1、檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守紀(jì)律，保守秘密，不得擅自擴(kuò)大檔案利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。
2、嚴(yán)格檔案借閱制度，健全手續(xù)，做到萬(wàn)無(wú)一失。
3、不利于保密的地方不得存放機(jī)密文件和資料。
4、不得擅自摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，不得私自將機(jī)密文件和檔案帶回家中和公共場(chǎng)所查閱。
5、不在普通電話(huà)、明碼電報(bào)、通信中涉及檔案機(jī)密。
四、檔案移交制度：
1、檔案室應(yīng)按有關(guān)規(guī)定向上級(jí)檔案館移交檔案。
2、應(yīng)移交的.檔案包括文書(shū)檔案、專(zhuān)門(mén)檔案、會(huì)議檔案等各門(mén)類(lèi)、載體的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的全部檔案。
3、檔案移交時(shí)應(yīng)將目錄等檢索工具及編制的組織沿革、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。
4、交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并在交接文據(jù)上簽字蓋章。
5、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，也必須辦理上述移交手續(xù)，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)繁體字認(rèn)證后方可離開(kāi)崗位。
五、檔案立卷歸檔制度
1、本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成和使用的各種有保存價(jià)值的文件以及其它有關(guān)材料、錄章錄像帶、照片、文電等應(yīng)立卷歸檔。
2、必須按本部門(mén)立卷歸檔分類(lèi)方案，將各種有保存價(jià)值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有保存價(jià)值的文件材料，按照“年度”和文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，分類(lèi)準(zhǔn)確，合理組卷。
4、立卷要做到書(shū)面材料規(guī)范，排列順序正確，目錄、頁(yè)碼清楚，標(biāo)量確切簡(jiǎn)明，保管期限劃分準(zhǔn)確，案卷裝訂整齊美觀(guān)。
5、文書(shū)檔案在第二年四月底前立卷歸檔，其它門(mén)類(lèi)檔案按有關(guān)規(guī)定按期歸檔。文書(shū)檔案應(yīng)在第二年六月前移交檔案室，其它門(mén)類(lèi)檔案的移交按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄，向檔案室移交，交接雙方按移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。檔案室對(duì)接帳的案卷要進(jìn)行質(zhì)量檢查，及時(shí)登記，編目上架。
7、檔案室對(duì)文書(shū)檔案和其它門(mén)類(lèi)檔案的立卷工作進(jìn)行督促檢查與指導(dǎo)幫助。
六、檔案統(tǒng)計(jì)制度：
1、建立、健全科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作，準(zhǔn)確地反映本單位檔案數(shù)量質(zhì)量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、設(shè)備等實(shí)物統(tǒng)計(jì)工作和登記臺(tái)帳，做到數(shù)字準(zhǔn)確。
3、堅(jiān)持做好檔案資料統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作，做好平時(shí)原始數(shù)據(jù)登記工作，注意積累統(tǒng)計(jì)資料。
4、每年對(duì)全部檔案資料進(jìn)行全面檢查，并做詳細(xì)記錄。
5、逐步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)工作完整性，統(tǒng)計(jì)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化。
七、檔案的開(kāi)發(fā)利用
1、充分利用檔案為教育教學(xué)服務(wù)。
2、查閱檔案時(shí)必須保持案卷整潔，嚴(yán)禁涂改。
3、對(duì)檔案的利用要及時(shí)登記。
八、檢查與考核
1、檔案工作應(yīng)列入學(xué)校和各部門(mén)工作計(jì)劃，并列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍及工作標(biāo)準(zhǔn)。
2、本標(biāo)準(zhǔn)由市社區(qū)服務(wù)中心辦公室每年進(jìn)行一次全面檢查，并作為考核有關(guān)部門(mén)、有關(guān)人員的依據(jù)。
文件管理制度 篇9
一、總則
1、為規(guī)范公司文件的起草、審批、傳達(dá)、存檔工作，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。
2、文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，公司上報(bào)下發(fā)的各種文件，同級(jí)相關(guān)方函、電、來(lái)文。其中工程系統(tǒng)與甲方的往來(lái)函件按《檔案管理制度》執(zhí)行。
3、公司文件由辦公室統(tǒng)一管理和存檔。
二、文件的分類(lèi)
1、外收文：公司從外部接收的政府文件。
2、外發(fā)文：以公司名義向外部發(fā)送的'文件。
3、內(nèi)行文：公司內(nèi)部下發(fā)的文件，分為正式文件和臨時(shí)文件(指時(shí)效性較強(qiáng)的文件)。本制度的內(nèi)行文所指的是正式文件。
三、內(nèi)行文的管理
1、內(nèi)行文的范圍：
凡是以公司名義對(duì)內(nèi)發(fā)布的制度、辦法、通知、決定、決議、會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬內(nèi)行文范圍。
2、內(nèi)行文的編號(hào)
各部門(mén)發(fā)放文件之前，應(yīng)交至辦公室統(tǒng)一編號(hào)并留存一份(見(jiàn)附件一《編號(hào)規(guī)則》)。
3、格式要求(附件二)
�、�、每一頁(yè)頁(yè)眉右側(cè)注明公司名稱(chēng)并用五號(hào)宋體加粗字體。
�、啤⒚恳豁�(yè)頁(yè)腳中心注明頁(yè)數(shù)和總頁(yè)數(shù)，其中總頁(yè)數(shù)用“()”括起。
⑶、在首頁(yè)正文上方注明文件的編號(hào)、生效時(shí)間、修訂時(shí)間、總頁(yè)數(shù)、擬定部門(mén)，簽發(fā)人。
�、�、文件標(biāo)題使用宋體小二號(hào)字居中。
�、�、正文使用小四或四號(hào)宋體，行間距1.5倍。
⑹、主題詞/抄報(bào)/抄送使用小四或四號(hào)宋體。
�、�、公司全稱(chēng)：在落款、合同文本等情形必須用全稱(chēng)。
注：主題詞即文件內(nèi)容的關(guān)鍵詞。抄報(bào)適用于需了解文件內(nèi)容的公司管理層，抄送適用于需了解文件內(nèi)容的相關(guān)單位、部門(mén)及同級(jí)部門(mén)。
4、辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)起草的文件格式進(jìn)行審核，對(duì)不符合格式要求的，有權(quán)退回并按要求格式改正。
文件管理制度 篇10
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對(duì)公司的文件的格式、編制、編號(hào)、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司各類(lèi)文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。
3定義
3.1文件：公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是公司各項(xiàng)工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具。
3.2受控文件：需要對(duì)文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標(biāo)識(shí)，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
3.4外來(lái)文件：指來(lái)源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶(hù)要求等)。
4職責(zé)
4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對(duì)制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。
4.2各部門(mén)產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門(mén)負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
4.3文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)
4.3.1各部門(mén)負(fù)責(zé)制定部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)的制度文件。
4.3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門(mén)和人員負(fù)責(zé)組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。
5文件分級(jí)分類(lèi)
5.1文件分級(jí)
5.1.1一級(jí)文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長(zhǎng)期指導(dǎo)性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類(lèi)文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊(cè)、經(jīng)營(yíng)管理規(guī)范等。
5.1.2二級(jí)文件：規(guī)范各專(zhuān)業(yè)職能管理、服務(wù)規(guī)范管理等方面的文件。
5.1.3三級(jí)文件：各職能管理、服務(wù)規(guī)范等具體實(shí)施的作業(yè)指導(dǎo)流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項(xiàng)目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標(biāo)準(zhǔn)。
5.1.4四級(jí)文件：表格、表單類(lèi)文件，凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。
6文件編號(hào)、標(biāo)識(shí)與控制
6.1文件編號(hào)：[Microsof1]公司名稱(chēng)+部門(mén)代號(hào)+文件名稱(chēng)+文件順序號(hào)+時(shí)間
注：各部門(mén)代號(hào)
部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼
6.2文件的標(biāo)識(shí)與控制
文件分受控與非受控兩種,在管理體系運(yùn)行的有關(guān)場(chǎng)所應(yīng)用的文件及提供給審核機(jī)構(gòu)的文件為受控文件,以編號(hào)為受控標(biāo)識(shí);如因其他目的提供給客戶(hù)的文件為非受控文件，不作標(biāo)識(shí);
長(zhǎng)期有效的文件予以編號(hào)和標(biāo)識(shí)，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;
一次性或短時(shí)間有效的文件過(guò)期自然失效，以其標(biāo)題、日期作為標(biāo)識(shí)，不必跟蹤回收其過(guò)期版本。
7文件編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布
7.1行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級(jí)行政性文件：公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎(jiǎng)懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負(fù)責(zé)編制。
(2)公司級(jí)管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財(cái)務(wù)管理制度，由各部門(mén)依本制度4.3條負(fù)責(zé)編制。
(3)各部門(mén)行政性文件：各部門(mén)因部門(mén)管理及工作開(kāi)展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)編制。
(4)公司及各部門(mén)所有行政性文件審核由人事行政部填寫(xiě)《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。
(5)公司及各部門(mén)所有管理性文件的審核由人事行政部填寫(xiě)《文件審閱簽發(fā)單》，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。
7.2文件歸檔、發(fā)放、保管
7.2.1文件歸檔
(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負(fù)責(zé)填寫(xiě)“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時(shí)歸檔。
(2)各部門(mén)收到的文件由部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定人員保管。各部門(mén)的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新，并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
7.2.2文件發(fā)放
公司受控文件、記錄由人事行政部負(fù)責(zé)按以下范圍發(fā)放：
(1)管理手冊(cè)、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門(mén);
(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門(mén);
(3)各個(gè)部門(mén)都要使用相應(yīng)文件、記錄的有效版本，人事行政部及時(shí)收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量，填寫(xiě)發(fā)放編號(hào)，并由領(lǐng)用者簽名。
(4)文件接收部門(mén)應(yīng)指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。
7.2.3文件保管與借閱
(1)文件保管：所有經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門(mén)，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識(shí)別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門(mén)。
c、外來(lái)文件正本依文件分類(lèi)存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門(mén)。
(2)各部門(mén)需要借閱文件時(shí)可向文件歸口部門(mén)辦理借閱手續(xù)，各部門(mén)文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤(pán)和軟盤(pán)的文件應(yīng)有備份，并作出版本標(biāo)識(shí)，采用密碼進(jìn)行保護(hù)，限定查閱及使用范圍，由授權(quán)使用的人員進(jìn)行操作。
(4)文件的持有者若跨部門(mén)調(diào)動(dòng)或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。
7.3文件的更改與回收作廢
7.3.1文件更改
(1)當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時(shí)，由文件歸口部門(mén)提出，并實(shí)施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時(shí)相關(guān)的文件應(yīng)進(jìn)行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批準(zhǔn)由原文件起草、審核、批準(zhǔn)部門(mén)/人員按負(fù)責(zé)填寫(xiě)《文件更改/評(píng)審單》并實(shí)施更改。
(3)文件修改內(nèi)容較少時(shí)，可以采用劃改、換頁(yè)的方式進(jìn)行更改;單文件更改超過(guò)三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版。
(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號(hào)為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號(hào)。版本號(hào)與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號(hào)最高是10，當(dāng)超過(guò)10次時(shí)，文件換版，即由A版升為B版，以此類(lèi)推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)文件更改內(nèi)容必須及時(shí)到達(dá)文件使用場(chǎng)所，對(duì)文件的宣貫、實(shí)施情況有文件歸口部門(mén)進(jìn)行檢查，并確認(rèn)更改效果。
(6)公司鼓勵(lì)各部門(mén)及人員在使用文件時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)文件的問(wèn)題，提出文件更改意見(jiàn)。
7.4文件的'作廢與銷(xiāo)毀
(1)各部門(mén)使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時(shí)，原文件應(yīng)作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收，并登記標(biāo)明回收日期。
(2)文件作廢或換頁(yè)換版時(shí)，對(duì)已回收的作廢文件由行政辦公室及時(shí)銷(xiāo)毀，并記錄在《文件銷(xiāo)毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時(shí)要在文件上標(biāo)注“作廢”字樣。
(3)各類(lèi)文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。
7.5外來(lái)文件管理
7.5.1外來(lái)文件接收與歸口
(1)國(guó)家法律、法規(guī);國(guó)家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn);上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來(lái)文件，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來(lái)文件清單》。
(2)外來(lái)文件由接收部門(mén)或形成文件部門(mén)歸口管理。
(3)外來(lái)的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門(mén)傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門(mén)記錄執(zhí)行情況，交檔案室備檔。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰(shuí)形成誰(shuí)負(fù)責(zé)”為原則進(jìn)行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負(fù)責(zé)管理。
7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則：
文件密級(jí)發(fā)放、傳閱范圍
絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、絕對(duì)信息形成部門(mén)的負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象
機(jī)密公司部門(mén)負(fù)責(zé)人以上人員，機(jī)密信息形成部門(mén)的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象
秘密公司部門(mén)主管級(jí)以上人員，秘密形成部門(mén)的相關(guān)人員及該部門(mén)認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象
文件管理制度 篇11
1 目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性,使其為今后工作開(kāi)展提供參考資料和文獻(xiàn),特制定本制度。
本制度適用于本廠(chǎng)與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
2 職責(zé)
2.1 安全管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定本制度,并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。
2.2 各單位負(fù)責(zé)本單位文件檔案的管理,并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核。
2.3 各單位安全員負(fù)責(zé)本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
3 內(nèi)容
3.1 文件資料收集 安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:
3.1.1 國(guó)家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求。
3.1.2 上級(jí)主管部門(mén)安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會(huì)議資料等。
3.1.3 本廠(chǎng)安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會(huì)議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、領(lǐng)導(dǎo)指示材料等。
3.1.4 安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。
3.1.5 各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺(tái)賬、事故報(bào)告、安全通報(bào)等。
3.1.6 供應(yīng)商、承包商相關(guān)材料。
3.1.7 安全設(shè)施檢測(cè)、校驗(yàn)報(bào)告、記錄等。
3.1.8 安全、職業(yè)衛(wèi)生評(píng)價(jià)報(bào)告。
3.2 立卷歸檔
3.2.1 文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映安全生產(chǎn)主要情況,以便保管和利用。
3.2.2 應(yīng)根據(jù)文件資料的.重要性,案時(shí)間永久、長(zhǎng)期和短期等三種進(jìn)行時(shí)間整理,分類(lèi)歸檔。
3.2.3 各單位在每年2月底前對(duì)上年度的文件資料進(jìn)行歸檔,統(tǒng)一保存。
3.2.4 各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化,應(yīng)層次分明,編寫(xiě)頁(yè)碼,填寫(xiě)卷內(nèi)文件資料目錄。
3.2.5 不同價(jià)值,不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理,單獨(dú)立卷。
3.3 檔案保管
3.3.1 檔案應(yīng)入柜上架,科學(xué)排列,避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2 應(yīng)采取防潮、防蟲(chóng)措施,防止檔案損壞。
3.4 檔案借閱
3.4.1 文件資料檔案借閱,必須借閱手續(xù),借閱當(dāng)案要注意保護(hù),不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說(shuō)明情況,并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2 借閱的檔案要注意保密,未經(jīng)許可,不得隨意公開(kāi)、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人。
3.4.3 歸還檔案時(shí),由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并在借閱登記本上注銷(xiāo)。
3.5 檔案銷(xiāo)毀
對(duì)于過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件資料,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷(xiāo)毀,必要時(shí)做好銷(xiāo)毀記錄。
4 相關(guān)記錄
《文件檔案清單》
5本制度由安全管理部門(mén)制定并負(fù)責(zé)解釋,自發(fā)布之日起實(shí)施。
文件管理制度 篇12
1 目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對(duì)公司的文件的體例格式、編制、編號(hào)、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2 適用范圍
適用于公司及各部門(mén)文件和外來(lái)文件的管理。
3 職責(zé)
3.1 公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對(duì)本制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。
3.2 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關(guān)外來(lái)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.3 各部門(mén)產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門(mén)負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.4 文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)
3.4.1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。
3.4.2 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定公司財(cái)務(wù)管理制度文件。
3.4.3 客服部負(fù)責(zé)制定公司客服管理制度文件。
3.4.4 生產(chǎn)部負(fù)責(zé)制定公司生產(chǎn)管理制度文件。
3.4.5 質(zhì)檢部負(fù)責(zé)組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認(rèn)證文件，并負(fù)責(zé)制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)規(guī)程、檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等文件。
3.4.6 設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)制定公司公司技術(shù)管理規(guī)范、產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)輸出文件（設(shè)計(jì)圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范測(cè)試）等文件。
3.4.7 工廠(chǎng)負(fù)責(zé)制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等文件（由打樣工廠(chǎng)負(fù)責(zé)）。
3.4.8 公司及各部門(mén)文件制定由部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定人員編制，公司副總或部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.4.9 公司及各部門(mén)文件分發(fā)布前，應(yīng)向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號(hào)。
3.5 質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊(cè)》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。
4.定義
4.1 文件：公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的'文書(shū)，是公司各項(xiàng)工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具。
4.2 受控文件：需要對(duì)文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持最新有效版本的文件，
4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標(biāo)識(shí)，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4.4 外來(lái)文件：指來(lái)源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件。(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶(hù)要求等）
5.工作程序
5.1 文件的分類(lèi)
5.1.1 文件屬性分類(lèi)
�。�1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計(jì)劃及質(zhì)量體系運(yùn)行過(guò)程中形成的文件。
�。�2）行政性文件：公司的公告、通知、通報(bào)、報(bào)告、申請(qǐng)、傳真等。
�。�3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)流程等。
�。�4） 技術(shù)性文件：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程等。
�。�5） 外來(lái)文件：國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)、國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商/客戶(hù)提供文件、設(shè)備文檔等。
5.1.2 文件階層分類(lèi)
�。�1) 一階文件：公司章程、公司經(jīng)營(yíng)規(guī)劃/計(jì)劃、質(zhì)量手冊(cè)。
�。�2) 二階文件：公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)開(kāi)展所有過(guò)程控制的程序文件。
（3) 三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設(shè)計(jì)文件、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、外來(lái)文件等。
�。�4) 四階文件：各記錄表單、報(bào)表等。
文件管理制度 篇13
1、主題內(nèi)容與適用范圍
本文件根據(jù)我廠(chǎng)產(chǎn)品的生產(chǎn)性質(zhì)、生產(chǎn)類(lèi)型和產(chǎn)品的復(fù)雜程度以及工種狀況,對(duì)常用的工藝文件規(guī)定了完整性。
本文件適用于變壓器新產(chǎn)品的生產(chǎn)。老產(chǎn)品的工藝整頓也參照?qǐng)?zhí)行。
2、引用標(biāo)準(zhǔn)
gb/t4863-93機(jī)械制造工藝基本術(shù)語(yǔ)
gb/t6583-1994質(zhì)量保證術(shù)語(yǔ)
jb/t9167一1998工藝裝備設(shè)計(jì)管理導(dǎo)則
jb/t9165.1-1998工藝文件完整性
3、一般要求
3.1工藝文件是指導(dǎo)工人操作和用于生產(chǎn)、工藝管理的主要依據(jù),要做到正確、完整、統(tǒng)一、清晰。
3.2本標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定的內(nèi)容應(yīng)在產(chǎn)品設(shè)計(jì)、試制、鑒定和生產(chǎn)的各個(gè)階段相應(yīng)編制完成。
3.3產(chǎn)品的生產(chǎn)性質(zhì)是指樣機(jī)試制、小批量試制和正式批量生產(chǎn)。樣機(jī)試制主要是驗(yàn)證產(chǎn)品設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu),對(duì)工藝文件不要求完整,可根據(jù)具體情況而定;小批試制主要是驗(yàn)證工藝,所以小批量試制的工藝文件基本上應(yīng)與正式批量生產(chǎn)的工藝文件相同。不同的是后者通過(guò)小批試制過(guò)程驗(yàn)證后的修改補(bǔ)充,更加完善。
4、工藝文件種類(lèi)
4.1產(chǎn)品結(jié)構(gòu)工藝性審查記錄
記錄產(chǎn)品結(jié)構(gòu)工藝性審查情況的一種工藝文件。
4.2工藝方案
根據(jù)產(chǎn)品設(shè)計(jì)要求、生產(chǎn)類(lèi)型和企業(yè)的'生產(chǎn)能力,提出工藝技術(shù)準(zhǔn)備工作具體任務(wù)和措施的指導(dǎo)性文件。
4.3產(chǎn)品零(部〉件工藝路線(xiàn)表
產(chǎn)品全部零(部〉件(設(shè)計(jì)部門(mén)提出外購(gòu)件的除外〉在生產(chǎn)過(guò)程所經(jīng)過(guò)部門(mén)(科室、車(chē)間、小組和工種〉的工藝流程,供技術(shù)科、供應(yīng)部使用。
4.4焊接工藝卡片
用于對(duì)復(fù)雜零(部〉件進(jìn)行電、氣焊接。
4.5特殊工序操作指導(dǎo)卡
4.6典型零件工藝過(guò)程卡片
用于制造具有加工特性一致的一組零件。
4.7標(biāo)準(zhǔn)零件工藝過(guò)程卡片
用于制造標(biāo)準(zhǔn)相同、規(guī)格不同的標(biāo)準(zhǔn)零件。
4.8裝配工藝過(guò)程卡片。
4.9工藝守則
某一專(zhuān)業(yè)工種所通用的一種基本操作規(guī)程
4.10工序質(zhì)量分析表
用于分析工序質(zhì)量控制點(diǎn)的每個(gè)特征值-操作者、設(shè)備、工裝、材料、方法、環(huán)境等因素對(duì)質(zhì)量的影響程度,以使質(zhì)量處于良好的控制狀態(tài)的一種工藝文件。
4.11工序質(zhì)量控制圖
用于對(duì)工序質(zhì)量控制點(diǎn)按質(zhì)量波動(dòng)因素進(jìn)行分析、控制的圖表。
4.12產(chǎn)品質(zhì)量控制點(diǎn)目錄
填寫(xiě)產(chǎn)品中所有質(zhì)量控制點(diǎn)的零件圖號(hào)、名稱(chēng)及控制點(diǎn)名稱(chēng)等的一種工藝文件。
4.13外協(xié)件明細(xì)表
填寫(xiě)產(chǎn)品中所有外協(xié)件的圖號(hào)、名稱(chēng)和加工內(nèi)容等的一種工藝文件。
4.14外購(gòu)工具明細(xì)表
填寫(xiě)產(chǎn)品在生產(chǎn)過(guò)程中所需的特殊外購(gòu)刀具、量具等的名稱(chēng)、規(guī)格與精度的一種工藝文件。
4.15專(zhuān)用工藝裝備明細(xì)表
填寫(xiě)產(chǎn)品在生產(chǎn)過(guò)程中所需的全部專(zhuān)用工裝的編號(hào)、名稱(chēng)等的一種工藝文件。
4.16工位器具明細(xì)表
填寫(xiě)產(chǎn)品在生產(chǎn)過(guò)程中所需的全部工位器具的編號(hào)、名稱(chēng)等的一種工藝文件。
4.17專(zhuān)用工藝裝備圖樣及設(shè)計(jì)文件
專(zhuān)用工藝應(yīng)具備完整的設(shè)計(jì)文件,包括專(zhuān)用工裝設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、裝配圖、零件圖、零件明細(xì)表、使用說(shuō)明書(shū)(簡(jiǎn)單的專(zhuān)用工裝可在裝配圖中說(shuō)明)。
4.18材料消耗工藝定額明細(xì)表
填寫(xiě)產(chǎn)品每個(gè)零件在制造過(guò)程中所需消艷的各種材料的名稱(chēng)、牌號(hào)、規(guī)格、重量等的一種工藝文件。
4.19材料消耗工藝定額匯總表
將'材料消耗工藝定額明細(xì)表'中的各種材料按單臺(tái)產(chǎn)品匯總填寫(xiě)的一種工藝文件。
4.20工藝總結(jié)
新產(chǎn)品經(jīng)過(guò)試制生產(chǎn)后,工藝人員對(duì)工藝準(zhǔn)備階段的工作和工藝、工裝的使用情況進(jìn)行記述,并提出處理意見(jiàn)的一種工藝文件。
4.21產(chǎn)品工藝文件目次產(chǎn)品所有工藝文件的清單。
4.22車(chē)間定置管理圖
在車(chē)間定置中,用于表明物品與場(chǎng)地關(guān)系的布置圖。
4.23產(chǎn)品制造工藝流程圖
是生產(chǎn)對(duì)象由投入到產(chǎn)出,經(jīng)過(guò)一定順序排列的檢驗(yàn)關(guān)系圖。
4.24產(chǎn)品檢驗(yàn)流程圖。
4.25油漆工藝卡片。
4.26檢驗(yàn)卡片。
根據(jù)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、圖樣、技術(shù)要求和工藝規(guī)范,對(duì)產(chǎn)品及零件、部件的質(zhì)量特性的檢測(cè)內(nèi)容、要求、手段作出規(guī)定的指導(dǎo)性文件。
4.27工序質(zhì)量控制點(diǎn)操作指導(dǎo)卡。
指導(dǎo)工序質(zhì)量控制點(diǎn)上的工人生產(chǎn)操作的文件。
文件管理制度 篇14
一、總則：
為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性特制訂本制度。
二、技術(shù)文件的編制、審核、批準(zhǔn)：
1、技術(shù)文件由工程部負(fù)責(zé)編制，工程部應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的正確性、合理性負(fù)責(zé)。
2、工程部部長(zhǎng)負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核。
3、總經(jīng)理負(fù)責(zé)技術(shù)文件的批準(zhǔn)。
4、技術(shù)文件包括：
a、圖紙；
b、工藝操作規(guī)程；
c、設(shè)備操作規(guī)程；
d、產(chǎn)品內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)；
e、產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范；
f、采購(gòu)技術(shù)要求等。
三、技術(shù)文件的`更改：
1、技術(shù)文件更改的前提：
a、顧客要求更改；
b、由于開(kāi)發(fā)試制的疏忽而必須更改；
c、技術(shù)要求過(guò)高，生產(chǎn)設(shè)備無(wú)法達(dá)到而必須進(jìn)行更改等。
2、各部門(mén)如確需對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行更改，須由各部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)技術(shù)文件更改申請(qǐng)單，報(bào)工程部審核，廠(chǎng)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)；
3、技術(shù)文件更改申請(qǐng)單應(yīng)包括以下內(nèi)容：
a、更改原因；
b、更改前參數(shù)；
c、更改后參數(shù)。
4、技術(shù)文件更改申請(qǐng)單的審批：
a、廠(chǎng)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)文件更改進(jìn)行審批；
b、必要時(shí)廠(chǎng)務(wù)經(jīng)理可組織有關(guān)人員對(duì)技術(shù)文件的更改進(jìn)行評(píng)審或會(huì)簽；
c、廠(chǎng)務(wù)經(jīng)理下達(dá)技術(shù)文件更改指令（書(shū)面文件）；
5、生產(chǎn)部根據(jù)指令實(shí)施更改。
a、更改不得降低規(guī)定的產(chǎn)品質(zhì)量水平和顧客適用性要求；
b、更改不得違反有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律、法規(guī)；
c、工程部負(fù)責(zé)更改，其他人員未經(jīng)受權(quán)無(wú)權(quán)更改，工程部做好技術(shù)文件更改記錄；
d、更改時(shí)所有部門(mén)及所有文件應(yīng)同步更改。
四、技術(shù)文件的管理：
1、技術(shù)文件發(fā)放：技術(shù)文件由工程部發(fā)放到相關(guān)責(zé)任部門(mén)，并在文件發(fā)放記錄表上登記，由領(lǐng)用人簽名。
2、文件使用和保管：
a、工程部根據(jù)工作需要合理發(fā)放給使用者；
b、使用者要妥善保管好文件，使用者未經(jīng)技術(shù)部許可，不得擅自復(fù)印、外借技術(shù)文件。有遺失及損壞情況應(yīng)及時(shí)報(bào)工程部辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)；
c、工程部應(yīng)建立技術(shù)文件一覽表及外來(lái)文件一覽表；
d、技術(shù)文件由工程部歸口保管，工程部對(duì)上述文件應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)并妥善保管；
e、借閱技術(shù)文件須由技術(shù)部或廠(chǎng)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)，并在文件及資料借閱登記表上做好記錄，由借閱人簽名；
f、對(duì)無(wú)使用及保存價(jià)值的文件，由工程部負(fù)責(zé)審批后及時(shí)收回銷(xiāo)毀，并填寫(xiě)文件及資料回收登記表；
g、對(duì)有保存參考價(jià)值的作廢文件，應(yīng)在該文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并用專(zhuān)柜保存，以防誤用。
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